Intervju med Jan Söderholm, ekonomichef på CSN

Gör inte förändringen för stor. Och håll den inom en möjlig tidsram. Det är CSN:s främsta tips inför förändringar som innebär stora investeringar i it-systemen.

CSN:s uppgift är att lämna snabba och enkla besked till hundratusentals studerande varje år. För det krävs ett bra it-system, som förenklar för både medarbetare och kunder.
2012 beslutade CSN om att förnya it-systemen. Bakgrunden var att utvecklingsverktyget CA-gen började bli svårt att underhålla. Orsaken var brist på support och svårigheter att hålla uppe den egna kompetensen i CA-gen. Beslutet blev att gå över till Java i kombination med ett verktyg för BPM (Business Process Management). Samtidigt togs beslutet att överge stordatorn till förmån för serverdrift. Det här planerades att genomföras i ett större migreringsprojekt.

Samtidigt valde CSN att börja planera för en stor förbättring i it-systemen för handläggarna – systemförnyelsen skulle även drivas av verksamheten. Tanken var att fräscha upp och utveckla cirka 450 handläggningsfönster.
CSN sköt brett – satsningen blev mycket omfattande och skulle sträcka sig över fem år. Nästan all annan it-utveckling lades åt sidan.
Men relativt snabbt kom utmaningarna. CSN:s arbete med ständiga förbättringar krävde it-utveckling. Nya agila arbetssätt krävde också anpassningar och utbildning.

– Parallellt med det beslutade regeringen om nya reformer – ett nytt studiestartsstöd och ett nytt körkortslån. Det gjorde det svårt att genomföra systemförnyelsen som vi tänkt, säger Jan Söderholm, ekonomichef.
2015 valde CSN att tänka om. Den påbörjade utvecklingen av handläggarfönstren fick läggas på vänt.
– Det vi planerat blev helt enkelt för stort, det hade för långa ledtider och var för omfattande att genomföra. Det gällde både den ekonomiska kalkylen och de insatser vi planerat, säger Jan Söderholm.

En lärdom som CSN drog är att inse att omvärlden förändras snabbt. Det kommer hela tiden nya politiska reformer, samtidigt som teknik och kundbehov förändras i statsförvaltningen.
– Nu jobbar vi med kortare planeringscykler som har tydliga delmål. Vi har fått in fler medarbetare med rätt kompetens. Det gör att vi har bättre möjlighet att planera, styra och genomföra utifrån de krav vi ställt, säger Jan Söderholm.

CSN:s systemförnyelse tar nu längre tid än beräknat. När den nya tekniken är på plats, ska arbetet med nya handläggningsfönster startas upp igen. På sikt ska även kunderna och medarbetarna se effekterna av systemförnyelsen.
– Vår vision är att göra studier möjligt. Det klarar vi inte utan ett väl fungerande it-system, säger Håkan Simonsson vid CSN:s it-avdelning.
Vad är CSN:s främsta lärdomar efter den här resan?
– Gör en sak i taget. Gör inte för stort och för långt, säger han.