Från handläggning till serviceorganisation. Once only i folkbokföring 2.0

Petras råd:

”Våga ifrågasätta, omvärdera och anpassa. Det vi tyckte igår, kanske inte är lösningen imorgon. Arbetssättet vi hade då, kanske vi inte ska ha imorgon. Det vi brukade vara bra på, kanske inte är relevant idag.”

Petras råd:

Genom öppna API:er bjuder Skatteverket in till samarbete med andra myndigheter och privata aktörer. Bland annat kring folkbokföringen som står inför en stor förändring. Något som utmanar verket både kompetensmässigt och kulturellt. Allt ska vara klart 2021.

Skatteverket var tidiga på den digitala bollen. Redan 2002 kunde svenskarna deklarera digitalt och idag hämtas och förtrycks alla uppgifter automatiskt. Något som har gett verket utrymme att ta sig an den enorma uppgiften att förändra sättet att arbeta kring folkbokföring.
– Allt började med att vi behövde uppgradera våra verksamhetssystem inom området som höll på att bli föråldrade. Projektet omstartades och tog en ny riktning, vilket är jättespännande och nu står vi inför vår kanske största utmaning hittills, berättar Petra Thelander, Enhetschef utvecklingsstyrning på Skatteverket.

Paraplynamnet på en mängd mindre projekt som parallellt just har startats heter Dina Uppgifter. Det handlar om att koppla upp Skatteverket mot andra aktörer i samhället så att uppgifter till folkbokföringsregistret kommer in automatiskt istället för att du som medborgare ska tvingas skicka in dem.
– Precis som att vi får uppgifter till deklarationen idag. På samma sätt vill vi samarbeta med till exempel mäklarbranschen och andra privata och offentliga aktörer så att de, genom att ha fått tillgång till vårt API, vill erbjuda kunderna nya tjänster som att registrera uppgifterna åt kunden när de köpt en ny bostad till exempel. Målet är att förenkla för medborgarna och ge större insyn.

På det sättet kommer man i framtiden att bli del av ett större eko-system av digitala tjänster och uppfylla EU-målet med ”the once only principle”, dvs att en medborgare bara ska behöva lämna uppgifter en gång till en myndighet.

Man har delat upp projektet i mindre bitar efter livshändelser. Först ut är flytt och migration där man bland annat samarbetar med Migrationsverket.
– Det här är ett stort projekt där vi är precis i startfas. Vi kommer att rulla ut delprojekten löpande, men alla är tänkt att vara lanserade 2021. Men vi kommer att behöva arbeta agilt och undersökande, så vi vet inte idag exakt vilka tjänster det kommer att innebära och kanske omprioriterar delprojekten efterhand.

Skatteverket har stort förtroende hos allmänheten och har under åren blivit duktiga på digital utveckling med sin långa erfarenhet av stora digitala projekt.
– Vi är långt framme. Men vi är också en stor och trögrörlig organisation utspridd på en rad orter. När omvärlden snurrar snabbare måste vi anpassa vår organisation och arbetssätt. Vi måste lämna stora projekt bakom oss där vi visste exakt vem som skulle göra vad, när, vad det skulle kosta och hur lösningen skulle se ut. Det går så otroligt snabbt idag med nya betalningslösningar som Swish, man pratar om en e-krona, plus rekordsnabbt etablerade begrepp som plattforms- och delningsekonomi som vi måste förhålla oss till.

När det gäller den nya typer av tjänster som plattforms- och delningsekonomin fört in tror Petra Thelander att man inte kan vänta på lagändringar, utan måste hitta sätt att tolka lagen.
– Vi har en gedigen juridisk kompetens på Skatteverket som är vana att arbeta på ett visst sätt. I den nya världen vi lever i måste vi arbeta på ett nytt sätt tillsammans utveckla eko-systemet ihop med juristerna som påverkar formulering av lagar. Det agila undersökande arbetssättet kräver att vi måste våga simulera och ibland misslyckas lite, istället för att misslyckas stort. Det är en helt ny situation som är utmanande för många.

Samtidigt är det bråttom eftersom det kommer en ny generation unga som tar de nya tjänsterna för givna.
– Vi måste hjälpa dem att göra rätt från början. Det är de som ska finansiera vår välfärd i framtiden. Missar vi att fånga upp dem tappar vi förtroendet.

Hela verket genomgår, liksom många andra myndigheter, en resa som både är kulturell och strukturell, berättar Petra Thelander. Förenklat går man från att vara en handläggar-organisation till en samordnings- och serviceorganisation.
– Det här är inget unikt för oss, men vi står inför en stor kulturell resa där nya typer av kompetens måste in i organisationen som vi inte har haft tidigare. Utmaningen blir att lyssna på varandra, våga tänka nytt och inte stressas av att världen är föränderlig på ett sätt som den inte varit tidigare.

Det man bland annat måste lösa är hur samarbetsavtal med externa parter ska se ut, säkerhetsfrågor och hur kontroller av uppgifter ska göras från system till system, istället för som idag genom stickprov.

Expertgruppen har en viktig roll att förmedla erfarenheter, tycker hon.
– En av de roliga sakerna med att arbetar på myndighet är att vi tillåts hjälpa varandra. Hos oss har vi kanske kommit långt inom vissa delar, men i en annan myndighet har man kommit längre inom andra områden. Att hitta delar att samverka kring är jätteviktigt.

Just projektet Dina Uppgifter är något de träffat Expertgruppen för att diskutera.
– I mötet medverkade bland annat två jurister från Lantmäteriet som gav oss väldigt bra utifrånperspektiv.

Petra Thelander ansvarar för arkitekturfrågor, arbetsmetoder, att Skatteverket gör saker i rätt ordning och ska skapa förutsättningar för att projekt och förvaltning bedrivs på Skatteverket.
– Det roligaste med mitt arbete är att vi är pionjärer i outforskad mark. Jag har barn som ska välja gymnasium och inser att vissa av yrkena vi har idag inte kommer att finnas i framtiden. Att få vara med i den samhällsförändring som sker just nu är otroligt häftigt.