För att lyckas med digitala projekt behövs både anpassningsförmåga och mod att testa saker. Något som kan vara svårt i en myndighetskultur rotad i ett ansvar för skattebetalarnas pengar och en mediabevakning som inte tillåter misstag. Filippa Jennersjö CIO på Arbetsförmedlingen ser behovet av ett nytt arbetssätt.

Filippa Jennersjö är CIO på Arbetsförmedlingen.

CIO på Arbetsförmedlingen Filippa Jennersjö arbetade många år inom näringslivet, bland annat som verksamhetutvecklings- och it-chef på ICA, innan hon flyttade över till offentlig sektor. När hon jämför de två världarna ser hon både likheter och olikheter.
– It-transformationen och digitaliseringens utmaningar är identiska. Det som skiljer är kultur. ICA har en historia grundad i entreprenörskap där man testar först och frågar sen. I myndighetsvärlden utreder man först för att veta exakt vad man ska göra innan man prövar något. Den traditionen kommer ur ett sunt ansvar för skattebetalarnas pengar och den förstärks ytterligare idag av en hård mediabevakning som inte tillåter några misstag.

Enligt henne är det en av orsakerna till varför det är så mycket svårare att genomföra digitala verksamhetsförändringar på myndigheter än i det privata.
– Den traditionella myndighetskulturens arbetssätt är svår att kombinera med en digital utveckling som snurrar allt snabbare. Du har inte tiden att fundera ut hur du ska cykla, för cyklarna förändras hela tiden. Därför måste du upp på cykeln och testa dig fram. Våga misslyckas.

Våga skala ner

Något som också gör det komplicerat är att större organisationer med en historia dras med många olika spretiga system som hänger ihop. Enligt Filippa Jennersjö finns lösningen i att få verksamhetsledningen att försöka våga avgränsa.
– Risken om du ska försöka få med allt i ett för stort projekt är att det havererar av sin egen tyngd. Det finns ingen styrmodell i världen som klarar av det. När du ska göra något nytt måste du därför skala ner och dela upp utvecklingsbitarna. Samtidigt förväntar sig kunden en helhetsupplevelse, så du måste få delarna att hänga ihop. Det kan du inte bara bygga in i projektstyrningen, utan måste finnas med i den totala organisation- och verksamhetsstyrningen. Det här en utmaning jag brottas med dagligen.

Därför tror hon mycket på ett agilt och anpassningsbart arbetssätt där man försöker bygga en plattform till vilken smådelar kan adderas och fungera tillsammans.
– Du kan inte bara ägna energi åt att styra enskilda projekt, utan måste titta på styrningen av helheten. Vilka förutsättningar ger du verksamheten så att de tar ansvar för sin pusselbit, men samtidigt förstår att den måste passa in i helheten?

Nytt kreativt angreppssätt

Enligt Filippa Jennersjö har det skett ett skifte i it-utveckling där man under många år arbetade med att ersätta människa med maskin, effektivisera och rationalisera det man redan gör. Nu lyckas istället de som arbetar utforskande och gör helt nya saker istället för att ersätta gamla arbetssätt.
– Det är två hela olika inställningar i den kreativa processen. Användarnas behov ska självklart vara utgångspunkten i utvecklingen, men det är inte så enkelt att du kan fråga vad användaren behöver. Då får du ofta till svar vad användarna tror att de behöver. Vilket inte nödvändigtvis är det bästa. Då riskerar du till exempel att göra digitala varianter av de analoga system man är van vid, när det kanske hade varit bättre att ändra arbetssättet helt. Så du måste tänka utifrån användaren perspektiv och samtidigt vara innovativ och utforskande i tanken. Här måste du hitta en balans mellan att utnyttja den senaste tekniken, men akta dig för att utveckla något för teknikens egen skull.

För att hitta rätt kreativitet tror hon på att bryta upp statiska roller och använda gruppövningar för att lära sig lyssna på varandra.
– Vi tror ofta att lösningen i digitala projekt är hård styrning, organisering och tydliga roller. Men det är så statiskt och digitalisering är en lagsport där en spelare faller bak och täcker upp om någon annan går på mål. I mina team har vi arbetat mycket med att försöka lära oss att lyssna på andra i teamet och verkligen vara öppen för hur den andre tänker. Ofta utgår vi från att vi tänker lika, men det är sällan sant när man gräver djupare. Målet är att införa ett ’och’ i teamen så att allas idéer tillsammans blir något större än summan och inte bara en stel konsensus.

Filippa Jennersjö är CIO på Arbetsförmedlingen. Tidigare har hon arbetat i den privata sfären som it-konsult och utvecklare av e-handelslösningar. Under tretton år var hon på ICA, de sista sex som chef för verksamhetsutveckling och it.

Framgångsfaktorer:

  • Arbeta agilt, våga testa – upp på cykeln.
  • Skala ner och dela upp utvecklingsprojekt i mindre bitar.
  • Tänk större än vad användaren tror den vill ha.
  • Bryt roller och utmana varandra i gruppövningar att tänka öppet.

acquire Flomax