Tydliga prioriteringar skapar långsiktig effektivitet

Portföljstyrningens syfte och ansvar är att säkerställa att vi gör rätt saker med våra begränsade resurser för att nå vår strategiska inriktning. Portföljen är kopplad till den strategiska planeringen och ska innehålla initiativ för att utveckla och förändra verksamheten utifrån övergripande mål och strategier.

Att säkerställa rätt prioritering av utvecklingsinitiativ så att verksamhetens strategiska mål och förändringsbehov kan realiseras är svårt. Tydliga mål skapar goda grundförutsättningar för att kunna göra rätt prioritering. Vi har träffat många myndigheter som menar att det inte finns distinkta prioriteringar på övergripande nivå som anger de enskilda initiativens prioritering. Rutiner och modeller för att kunna värdera initiativ och åstadkomma en effektiv prioritering saknas. Att allt är lika viktigt och prioriterat eller att en prioritering finns, men inte följs, inte speglas i resurssättningen, inte är tydlig, förankrad eller kommunicerad.

Styrningen av utveckling kan med fördel utgå från en utvecklingsplan, som är en övergripande beskrivning över myndighetens utveckling. Utvecklingsplanen visar den förflyttning/ar som behöver genomföras för att nå de mål myndigheten har och används för att visualisera, hitta synergier och samband mellan olika satsningar och som grund för beslut och prioritering. Viktigt är att prioriteringarna kommuniceras – varför de görs, hur de görs och vilka konsekvenser prioriteringen medför. En tydlig prioritering skapar förståelse, förtroende och trygghet för organisationen

Värderingsmodell/strategisk modell

Den utveckling som planeras för behöver värderas och prioriteras. Prioriteringen kan bli mer objektiv genom att värdering av initiativ sker utifrån ett antal värderingsområden (strategi, genomförbarhet, arkitektur, nytta etc.) och att värderingen baseras på ett antal givna faktorer. Det främjar ett enhetligt arbetssätt och beslutsunderlag och möjliggör en bra grund för dialog och beslut.

//Helena Åman, Rådgivare Expertgruppen för digitala investeringar