Polisen arbetar i fasta team

Polisens it-avdelning har sedan myndighetsbildandet 1 januari 2015 valt att arbeta i en linjestruktur istället för projekt. Gruppledare Sarah Hjortsmarker berättar varför.

När Sarah Hjortsmarker, Gruppledare och Produktägare av Operativa Verksamhetssystem 4 startade arbetet med Mobilitet gjordes det i enlighet med den nya modellen med fasta team som utifrån område levererar både nyutveckling och förvaltning av sina produkter. Hennes två team arbetar löpande med att utveckla appar för poliser i fält som förenklar deras arbete, ambitionen är att underlätta i fält och minska behovet av att rikta på radion eller åka in till stationen.

– Fördelen med fasta team är att den är just fast, dvs grupputvecklingscykeln som alltid finns behöver inte göras om hela tiden. Det skapar stabilitet och gruppens effektivitet och långsiktighet hamnar i fokus. Tidigare var det vanligt att konsulter anlitades för att bygga nya lösningar och anställda underhöll det befintliga. Nu satsar vi på att anställda ska få ta helhetsansvaret för lösningarna vi tar fram. Eftersom teamet själva bygger det de sedan ska underhålla, görs allt grundligt från början vilket i längden ger minskade underhållskostnader.

Vi har jobbat intensivt med att säkerställa att vi har tillräckligt med användarfeedback på det vi gör. Feedback är något som vi arbetar med dagligen, att hela tiden verifiera att det vi gör på riktigt kommer att underlätta i fält.

– Vi har flyttat fokus från styrgrupper till användarna. Tidigare gick mycket energi åt till uppföljning och förstudier, som nästan blev viktigare än leveranser. Nu försöker vi leverera nya funktioner löpande, vår snabbaste leverans är från inkommet behov till leverans på 8 minuter, men oftast så har vi cykler på 2-3 veckor. Vi testar på cirka 50 användare, korrigerar och adderar innan vi släpper till ytterligare 50 osv. Vi har gått från ett hierarkiskt och processtyrt projekttänk där man försökte göra styrgruppen nöjd till att arbeta extremt agilt med kvalitet och användarna i fokus. Och det har verkligen gett positivt resultat – vi får spontana tackmejl från våra användare varje vecka, något som ger oss energi att fortsätta och ökar vår önskan om att vilja leverera än mer.

Fördelarna med att släppa något, justera, och vidareutveckla är flera enligt Sarah Hjortsmarker.

– På det här sättet är vi mer anpassningsbara och förändringsbenägna. Dyker det upp en bättre idé, ändrar vi oss. Vi månar om helhetsperspektivet, att även ta hänsyn till personen innan och efter polisen i fält. Med den breda kunskapen med sig blir själva utvecklingen sedan enkel. Vi plockar också in nyckelpersoner till teamet från olika kompetenser i organisationen som sitter hos oss för att få till en bra leverans. Inom teamen pratar vi inte roller, utan har ett gemensamt arbete som ska utföras, man får hugga i där det behövs.

De märkte hur det var lättare att få in feedback från användarna om de tilläts göra det i vilken form de ville, istället för att använda färdiga mallar.

– Vi frågar, lyssnar och kör också med uppsökande verksamhet istället. Alla i teamet är ute regelbundet i fält och ser hur apparna används i praktiken och kontrollerar att de har den effekt vi vill uppnå.

Även andra delar inom it-avdelningen har haft en likartad förändringsresa med samma resultat. Exempelvis ett befintligt omfattande kärnsystem som varit nedläggningshotat under många år som gått från stora komplexa problemfyllda driftsättningar till mindre driftsättningar som utvecklats nära användarna.

Sarah Hjortsmarker har i snart tre år varit gruppchef och produktägare på avdelningen för Operativa Verksamhetssystem 4 och Mobilitet på Polisen med ansvar för att utveckla mobila lösningar som underlättar i fält. Hennes team får höga betyg internt av de 17000 användarna. Hon har tidigare arbetat som linjechef på AstraZeneca och levererat skräddarsydda informationslösningar till forskare globalt.

It-utveckling i linje

– Fasta team istället för sammanplockade projektgrupper.

– Löpande driftsättningar för att säkerställa att rätt saker levereras.

– Ledning stöttar it-avdelningen strategiskt och sätter riktningen.

– Uppsökande verksamhet för att få synpunkter på leveranser.