Nytt register på kort tid

Utveckling och etablering av registret över verkliga huvudmän (RVH) på Bolagsverket genomfördes i snabb takt, något som hade både fördelar och nackdelar, berättar Annika Axelborn, chef för utvecklingsavdelningen (CIO).

Av alla utvecklingsprojekt på Bolagsverket handlar mellan 70–75% om någon form av digitalisering eller automatisering av verksamheten. För ett år sedan startade arbetet med utveckling och etablering av RVH, en följd av ett nytt direktiv från EU, Fjärde penningtvättsdirektivet, där första versionen släpptes nu i september. Inom projektet skulle förutom utveckling av it-lösning, en helt ny sektion bildas och personal anställas.

– Det här var ett relativt stort projekt för oss som genomfördes på ett och ett halvt år och engagerade 90–100 medarbetare på myndigheten. Projektet var speciellt på det sättet att vi länge levde i ovisshet om hur den nya lagen skulle se ut. Vi var ändå tvungna att påbörja arbetet innan lagens beslutades full ut för att kunna leverera i samband med lagens ikraftträdande. Det här gjorde att vi fick arbeta utifrån vissa antaganden under arbetets gång. Ca åtta team arbetade med projektet och nu fortsätter arbetet med utveckling av ytterligare funktionalitet av registret, berättar Annika Axelborn på Bolagsverket.

Myndigheten har ca tio fasta utvecklingsteam som arbetar agilt med olika projekt och uppdrag. Teamen har även ett mer långsiktigt ansvar för underhåll av olika system och it-tjänster.

– Fördelen med mer fasta team över tid är att de lär att känna varandra och får förutsättningar att skapa bra samarbete på lite längre sikt, samt att de lär sig sina it-system och it-tjänster vilket i sin tur leder till att vi kan arbeta mer effektivt och genomföra snabba förändringar.

Enligt Annika Axelborn var det en fördel med den korta tiden från projektstart till –slut, det krävdes ett högt fokus från alla.

– Projektet prioriterades högt på alla nivåer i organisationen. Det var en fördel och skapade ett stort engagemang tillsammans för att lyckas leverera, och det lyckades vi med!

En nackdel med den korta tiden var givetvis att en del annan utveckling fick stå tillbaka.

Myndigheten har en objektstyrningsmodell där all verksamhetsutveckling paketeras i objekt, oavsett om utvecklingsinitiativen innehåller it eller inte. Objektägare och objektledare på både verksamhetssidan och it-sidan arbetar tillsammans för att driva på och åstadkomma utveckling.

På Bolagsverket styr storleken, komplexiteten och strategisk betydelse av utvecklingsinitiativen hur man väljer att lägga upp arbetet.

– När det gäller mindre utvecklings initiativ kan vi vara mer snabbfotade och gå mer rakt på utveckling och test utan större utredningar och förstudier.

Vid större projekt eller förändringar är Annika Axelborns erfarenhet att du sparar tid i utvecklingen om du har gjort ett ordentligt förarbete.

– Det är viktigt att ha ett tydligt ägarskap, samt ha ett tydligt syfte och mål med förändringen. Det är alltid kund- och verksamhetsnyttan som står i fokus och där digitalisering ger förutsättningar. Det är även viktigt att göra riktiga business case för att se vilket effekter som förändringen kommer att få i verksamheten etc. Det krävs också en fingertoppskänsla för hur vi ska driva utvecklings- och förändringsarbeten beroende på förändringens art.

Hon poängterar vikten av att ha kunskap för att förstå användarnas behov och vardag i våra utvecklingsarbeten.

– Hur kan vi utveckla lösningar som underlättar för kunden i sitt arbete? Behovsdriven utveckling handlar inte bara om att ge användarna nya tjänster, utan att också hjälpa dem att tänka nytt. Därför är det viktigt att hitta bra samarbetsformer mellan oss.

Balansgången i att införa ny tekniska lösningar och samtidigt klara av grunduppdraget är en viktig fråga som vi arbetar mycket med, enligt Annika Axelborn.

– Vi försöker att arbeta med systemförnyelse i samband med andra utvecklingsbehov, t ex lagändringsprojekt. En utmaning är att kunna frigöra resurser så att de kan arbeta mer innovativt och testa nya tekniska lösningar som sedan kan implementeras i vår verksamhet.

En fördel i dagsläget är deras uppdragsgivare Näringsdepartementets stora intresse för digitalisering och innovation.

– Man ser potentialen i det, vilket är positivt. Det finns helt andra tekniska möjligheter idag för att hitta nya lösningar. Vi genomför utredningar och ser över våra prioriteringar för att kunna arbeta mer med innovation.