Kom inte superhjälten idag heller?

Det är nog många som önskar att det kom in någon på myndigheten, som hanterar och löser alla digitaliseringsfrågor och som tar vid när vår egna förmåga eller kunskap inte riktigt räcker till. Digitaliseringen ställer krav på att samtliga chefer och ledare tar sin del av ansvaret för att öka digitaliseringsgraden.

-Det är just det som är tjusningen med digitalisering – alla måste bidra. Och det är också det som kan upplevas som jobbigt på samma gång. De som tidigare har förlitat sig på att det kommer direktiv uppifrån med detaljerade planer som säger vad vi ska göra, eller där man tidigare har kunnat peka på IT-avdelningen, måste nu börja tänka om. Digitaliseringen spänner över alla delar i en myndighet eller företag för den delen. Digitalisering är egentligen inte något annat än verksamhetsutveckling vilket gör att varje avdelningschef kommer i kontakt med frågor och beslut kopplade till just digitalisering, säger Erika Rewelj på Expertgruppen för digitala investeringar.

Erika Rewelj, Expertgruppen för digitala investeringar.
Erika Rewelj, Expertgruppen för digitala investeringar.

Flera myndigheter har idag framtagna digitala agendor som visar vilka områden som måste utvecklas och vilka mål man vill nå. Däremot missar man ofta att implementera densamma, dvs att sätta upp en förväntansbild för de som är tillsatta att leverera utifrån agendan.

-Man förstår att något måste göras, att det är kul att få vara med och ta fram nya tjänster eller arbetssätt men man är rädd att ta ledningen då man känner att man inte besitter tillräckligt med kunskap. Här finns det tydliga exempel på där man har fastnat i vad som är definitionen av digitalisering i stället för att börja göra saker. Vi kommer troligtvis aldrig komma fram till en gemensam definition. Vad som är digitalisering för en rättsavdelning är troligtvis inte den samma som för en HR-avdelning, konstaterar Erika.

Det finns självfallet många saker som måste förändras för att få till ett nytt tankesätt och arbetssätt som är lämpligt för digital utveckling. Och som det nämnts tidigare så behöver alla avdelningar delta i arbetet.

-För att kunna börja leda mot en mer digital verksamhet och för att få med sig medarbetarna behöver man som chef bland annat kunna besvara nedanstående frågeställningar.

1. Vart ska vi?
Vad har vi för mål och vision?

2. Varför ska vi dit?
Varför behöver vi utvecklas, skapa nya tjänster, vad är syftet? Hur jackar det i med våra övergripande mål?

3. Vad innebär det för min avdelning, för mig och medarbetarna?
Vad krävs av mig och mina medarbetare? Vilka förmågor behöver vi utveckla? Hur behöver vi etablera samarbete med andra, vad ska vi sluta göra för att skapa tid och resurser för att göra andra saker etc?

4. På vilket sätt blir det bättre?
Vad skapar vi för mervärde för kunden, medborgaren eller brukaren? Vad vill vi att tjänsten ska generera för värde eller nytta?

5. Hur går det för oss?
Mäter vi resultaten, och hur mäter vi dessa? Vi gör vanligtvis mycket grundliga förstudier men vi glömmer ofta att göra löpande uppföljning och utvärdering. Om resultatet inte är viktigt, bör vi kanske prioritera andra satsningar, säger Erika.

Alltför ofta möter vi chefer som inte riktigt har svaren på dessa frågor och det gör att det blir svårt att motivera medarbetarna till att driva på utvecklingen och sträva mot samma mål. Cheferna behöver även vässa sin kommunikativa förmåga för att måla upp en gemensam målbild. Ska vi bli bäst i världen på att ta tillvara digitaliseringens möjligheter måste vi arbeta målmedvetet och vi måste förstå vad vi ska göra, varför vi ska göra det, vad det kommer att generera för värde och vi måste ha en ledning som följer uppdragen och ser att vi håller rätt kurs.

-Vi måste gå in i denna nya tid med energi, nyfikenhet, inspiration, insikter och erfarenheter från andra och våga vara våra egna superhjältar. Gör saker, testa och dela med dig! Att inte göra något är att gå bakåt när det kommer till utveckling, avslutar Erika.