Intervju med Erika Rewelj, kommunikationsstrateg och rådgivare

Vilka erfarenheter tar du med dig in i Expertgruppen?

Jag kommer närmast från Skatteverkets kommunikationsavdelning där jag under 2016 och 2017 arbetat intensivt med digitalisering ut ett kommunikativt perspektiv. Jag har under många år arbetat med projektledning, förändringskommunikation och har stor erfarenhet av att arbeta kundorienterat. Med över 15 års erfarenhet av kommunikationsarbete och med en civilekonomexamen i ryggen kommer jag att kunna vara med och bidra på ett bra sätt. Jag är övertygad om att min erfarenhet från den privata sektorn, kommun- och myndighetsvärlden kommer att vara värdefulla för Expertgruppen.

Hur ser du på Expertgruppens uppdrag?

Vi har i detta arbete lyckats erbjuda en bra mix av rådgivning. De myndigheter som ingår i uppdraget får inte bara råd, stöd och föreslagna rekommendationer på sina digitala investeringar. De får också tillgång till ett nätverk bestående av fantastiskt duktiga personer med varierande bakgrund och spetskompetens inom relevanta områden. Hur ofta har man inte önskat att få en second opinion på investeringar och projekt? – här har vi möjlighet att leverera detta kostnadsfritt till myndigheterna. Det är också glädjande att flera myndigheter har börjat nyttja möjligheten att använda våra ledamöter för interna inspirationsföreläsningar. Vill du få ett smakprov på våra ledamöter rekommenderar jag alla att ta del av våra inspirationsföreläsningar på Youtube här.

En viktig del i vårt arbete är att sprida goda erfarenheter och lyfta iakttagelser som kommit fram i våra analyser och i dialogerna med våra myndigheter. Vi är efterfrågade och deltar ofta på seminarier, vilket är oerhört kul. Jag önskar att Expertgruppens fina arbete kan spridas ytterligare. I sommar kommer vi till Almedalen och då hoppas jag att vi får möjlighet att prata mer om utveckling i offentlig sektor för att kunna hjälpa och inspirera andra som står i startgroparna för att göra digitala investeringar.

Expertgruppens arbetssätt är något som också är värt att lyfta i detta sammanhang. Vi har valt att lägga mindre fokus på skriftliga dokument för att i stället arbeta genom dialog och personliga möten. Det ger en stor tillit till varandra och vi har kunnat se att det är ett effektivt arbetssätt. Det är i mötet som vi kommer fram till vad som kan bli bättre, vilka utmaningar som finns och vad som faktiskt fungerar riktigt bra. Att kunna träffa olika personer och roller i myndigheten gör också att rekommendationerna som Expertgruppen lämnar blir till ett förankrat och användbart underlag.

Hur ser du på digitalisering i myndighetsvärlden?

I myndighetsvärlden finns det sällan några direkta konkurrenter. I dagsläget har vi t.ex. bara ett Skatteverk och deras kunder kan inte vända sig till någon annan om de upplever tjänsterna eller servicen som mindre bra. I min värld ställer det oerhört höga krav på myndigheter att leverera moderna, bra och kundvänliga tjänster. Många av våra myndigheter arbetar idag med tjänstedesign och att i ett tidigt stadium koppla in användarna för att säkerställa att morgondagens tjänster uppfyller målgruppens behov. Här kan säkert våra myndigheter bli ännu bättre, det handlar mycket om att utgå från kunden, att se på sin verksamhet utifrån och in.

Myndigheterna skulle även behöva få ner projekttiderna, att gå från tanke till färdig tjänst/produkt på mycket kortare tid. Tiden för ett genomsnittligt projekt i en myndighet är idag 31 månader, vilket är väldigt lång tid. Under den tiden hinner både förutsättningar och förväntningar ändras. Ska vi bli framgångsrika behöver vi hitta snabbare interna processer, koppla in kundernas förväntan tidigare och arbeta mer med tvärfunktionella team. Vi behöver även samarbeta och dela med oss mer mellan myndigheter, kommuner och företag – när det kommer till digitalisering brottas vi oftast med liknande utmaningar.

Kommunikationen är ett viktigt verktyg i digitaliseringsarbetet!

Som i all förändring är kommunikation en viktig del. För många är det obehagligt med förändringar och det ligger djupt rotat i vår natur. Digitaliseringen av Sverige är ett paradigmskifte. Inte sedan den industriella revolutionen har vårt samhälle sett sådana genomgripande förändringar som nu. Med hjälp av kommunikation kan du som chef öka tryggheten och minska oron. En framgångsfaktor för att driva på utvecklingen är att involvera och skapa engagemang bland medarbetarna. De måste få kunskap om varför förändringen är nödvändig, vägen dit och vad deras roll är i detta.

Det är också viktigt att koppla in kommunikationsavdelningen i ett tidigt skede. Med rätt förutsättningar kan kommunikationen användas som en kraft för att underlätta förändringen. Här gäller det att arbeta på bred front och inte bara lägga ut information på myndighetens intranät i tron om att det räcker. Chefer och ledare på olika nivåer måste prata med sina medarbetare och skapa förståelse och se till att behovet av förändring landar väl i magen. Cheferna har ett viktigt jobb som inspiratörer! Som slutord vill jag poängtera att det tar olika lång tid för människor att förstå och acceptera att vi måste tänka och göra nytt för att nå nya resultat. Fokusera i början på de som drivs av utvecklingen, de andra kommer sen.