”Asfaltera inte ko-stigen”

De senaste åren har Jordbruksverket övergått till ett agilt arbetssätt som hjälpt dem att tydligare se prioriteringar och bli mer rörlig i projekten. En fördel i en allt mer föränderlig värld, anser stabschef Anna Olsson.

Hur tar man ut riktningen för en resa när slutmålet hela tiden rör sig? Den utmaningen har Jordbruksverket tacklat sedan 2012 när man påbörjade resan med att implementera den senaste uppdateringen av EUs regler för jordbruksstöd. I sommar avslutas det sista av projekten.

– Vi delar varje år ut 11 miljarder i stöd till jordbrukare och lantbruksföretag i Sverige. Utbetalningarna sköts av Jordbruksverket och handläggningen i huvudsak av länsstyrelserna. Uppdateringarna har medfört så stora förändringar att ett 10-tal nya IT-system tagits fram för administration och handläggning. Systemen har byggts utifrån de nya reglerna på EU- och nationell nivå, och delvis blivit automatiserade. Det har varit en omfattande och komplex process där den största utmaningen har varit att prioritera, eftersom många faktorer inledningsvis var okända och lagstiftning försenad, berättar Anna Olsson stabschef på Jordbruksverket.

Regelverket förnyas var sjunde år av EU när de 28 medlemsländerna gör nya överenskommelser. Jordbruksverket håller just nu på att avsluta de sista implementeringarna efter regler som till del började gälla 2014. Samtidigt påbörjas förberedelser inför nästa uppdatering som troligen kommer 2021.
– Det har varit viktigt för oss att förenkla regelverket. I det arbetet ingår att påverka både EU och de som beslutar om reglerna i Sverige så att de blir så enkla som möjligt. En lärdom vi tar med oss in i nästa omgång är att vi måste bli ännu bättre på att kommunicera den kunskap vi har för att påverka och förenkla ytterligare. Det gäller att ha en kontinuerlig dialog om vilka åtgärder som leder till komplexa administrativa processer, som i sin tur kan bli dyra att digitalisera.

Även arbetssättet för utveckling kommer att bli annorlunda, tror Anna Olsson. Verket har de senaste åren gått över mot ett mer agilt arbetssätt, något som påverkat stora delar av organisationen och varit en kulturell utmaning.
– Prestigelöshet är viktigt, att kunna ställa sig frågan – arbetar vi på rätt sätt? För att få en överblick samlade vi 2013 inledningsvis alla delprojekt under en programledning. Men när vi närmade oss slutet övergick vi till att bryta loss och skapa mer enskilda projekt med tätare koppling till beställarna, vilket både förtydligade slutmålen och gav förnyad energi som hjälpte oss i mål.

Anna Olsson kan se många fördelar i det nya tätare sättet att arbeta på, som framför allt har med rörlighet att göra. Något som är särskilt hjälpsamt i en föränderlig värld styrd av politik och snabba tekniska landvinningar.
– En erfarenhet som jag har tagit med mig är: asfaltera inte ko-stigen. Det vill säga, börja med att förtydliga målet och förenkla så mycket som möjligt. Men lås dig inte till hur ni ska ta er dit. Då riskerar till exempel att digitalisera en gammal analog process som hade kunnat förenklas.

För att bli effektivt måste arbetssättet omfamnas av alla i organisationen, är hennes erfarenhet. Något som kräver öppenhet mellan olika delar i organisationen och skapas lika mycket av både ledare och medarbetare. Man behöver också ha betydligt tätare kontakter mellan olika arbetsgrupper inom projekten för att det ska fungera.

Tidigare hade man en mer traditionell linjeorganisation med beställare- och utförare-roller på myndigheten.
– Det nya sättet att arbeta kräver att experterna, som är beställare, kan en del IT för att förstå de tekniska möjligheterna och att IT-avdelningen har lite av experternas kunskap om till exempel växtzoner för att för att kunna ta rätt beslut.

Under åren har mellan 80 och 120 personer arbetat med projekten, beroende på fas. För att stärka upp använder man sig av resurskonsulter som upphandlas via ramavtal och periodvis arbetar på myndigheten.
– Både när vi utvecklar och förvaltar arbetar vi fortfarande i en linjeorganisation även om den till del är process- och lean-inriktad.

När det gäller arbete i stora komplexa projekt som utmanar organisationer att hålla fokus och tempo uppe, tror Anna Olsson mycket på att definiera målen.
– Om du har tydliga prioriteringar, mål och delmål får du gratis energi i projektgrupperna och arbetet blir roligt. Har du inte det på plats spelar det ingen roll hur fina kick-offs du har.

Några erfarenheter på Jordbruksverket:

• Lägg mycket arbete på att förtydliga målen och hur de kopplar till myndighetens uppdrag, innan ni går vidare till hur ni ska ta er dit.
• Tydliga prioriteringar och projektmål skapar energi i arbetet och gör det roligare.
• Våga vara självkritisk – arbetar vi på rätt sätt?